Ystävälläni Villellä on ongelma, jonka ehkä tunnistat. Hän on kalenterintukkija. Siis sellainen, jolla “juuri nyt on pikkasen kiireitä – mutta parin viikon päästä olis aikaa, katsotaan sitten!”
Mukamas. Ei ole, koska sama tarina toistuu silloinkin. On toistunut jo vuosia.
Eikä kyse ole siitä, että Ville keksisi vain tekosyitä vältelläkseen muita. Päin vastoin. Mutta hänen työpäivänsä vain tuntuvat venyvän yli äyräitten, palaverit hoidetaan aina peräkanaa ilman taukoja ja jokainen ylimääräinen viisiminuuttinenkin on tupattu täyteen.
On kuin jokin salaperäisesti voima tukkisi hänen kalenterinsa ja pakottaisi juoksemaan päivästä ja viikosta toiseen kuin viimeistä päivää. Mikä?
Syyllinen voi olla hieman yllättävä. Se on nimittäin Villen liiallinen optimismi.
Tulevaisuuden supersankari saapuu avuksemme!
On tieteellinen fakta, että me ihmiset olemme kehnoja suunnittelemaan tulevaisuutta. Aivomme eivät kertakaikkiaan ole kehittyneet laatimaan realistisia pitkän aikavälin suunnitelmia. Työmäärien arviointi on pahamaineisen mahdotonta. Se, että ylipäänsä tarvitsemme avuksemme kalenteria (ja olemme tarvinneet viimeiset vuosituhannet) kertoo kaiken olennaisen luontaisesta kyvyttömyydestämme hahmottaa tulevaisuutta.
Tulevaisuus on sillä tavalla lajillemme uusi asia, että ennen maanviljelystä meille riitti enimmäkseen nykyhetkeen ja lähitulevaisuuteen keskittyminen. Osaamme melko hyvin ajatella konkreettisia tapahtumia muutaman viikon päähän, mutta jo parin viikon jälkeinen aika muuttuu mielessämme hämäräksi ja hahmottomaksi – hamaksi tulevaisuudeksi, joka tapahtuu ikäänkuin jollekin muulle.
Tuo abstrakti hama tulevaisuus aiheuttaa meille melko suuren osan ajanhallinnan ongelmistamme, koska olemme juuri sen suhteen toivottoman harhaisia ja optimistisia. Se elää mielessämme kuin haaveiden Shangri La, jossa aikaa ja resursseja on loputtomasti.
Myös tulevaisuuden minä on mielikuvissamme aina energisempi ja aikaansaavempi, kuin mitä nyt olemme. Hän on niin reipas! Saa aikaan kaikki ne työt, jotka tänään ahdistavat, ja pystyy heti tarttumaan seuraavaan hommaan. Hän ehtii hoitaa kaiken sen ajattelun ja päätöksenteon, jota emme juuri nyt emme ehdi. Ja kaiken lisäksi hän tekee sen niin tehokkaasti, ettei kalenteri ole enää ollenkaan täynnä! Viimein on aikaa pysähtyä ja hengähtää hetkeksi!
Koska mielemme kuvittelee ylikuvittelee paljonko meillä on aikaa ja resursseja tulevaisuudessa – ja miten tulevaisuuden minämme on suorituskyvyltään kuin supersankari – me päädymme myymään tulevaisuutemme liian halvalla.
Tämä on Villenkin ongelma. Koska hänen mielensä kuvittelee, että parin viikon päästä aikaa, resursseja ja voimavaroja on yllin kyllin, voi hän toki lupautua ottamaan vastaan lisää vastuita ja ylimääräisiä hommia.
Käännä kalenteri ylösalaisin!
Onneksi on olemassa tapoja opettaa mielemme realistisemmaksi. Erinomainen työkalu tähän on esimerkiksi ns. käänteiskalenteri. Sen avulla voi kehittää kykyään hahmottaa aikaa ja suunnitella tekemisiään hieman realistisemmin yksinkertaisella kikalla.
Käänteiskalenterin idea on helppo. Tyypillisesti merkitsemme kalenteriin menoja ja tapaamisia; käänteiskalenteriin merkitään sensijaan pois käytöstä kaikki se aika, joka ei todellisuudessa edes olekaan käytössämme, ja jätetään aidosti käytössä oleva aika tyhjäksi.
Näin opetamme itsemme vähitellen hahmottamaan, että kaikilla lupauksilla ja sitoumuksilla on piilokustannuksia ajankäytöllemme – eikä aikaa ja jaksamista olekaan niin paljoa käytettävissä.
Käänteiskalenterin avulla näemme, miten meillä ei juuri koskaan ole “tehokasta työaikaa” kahdeksaa tai useampaa tuntia päivässä. Kuten ei ole myöskään tyhjää vapaa-aikaa siinä mitassa, jolla tyhjät tilat antavat ymmärtää.
Päiviä pirstovat monenlaiset toistuvat toimet ja siirtymät, minkä vuoksi meillä voi hyvinkin olla vain 15 minuuttia käytössämme johonkin, mihin olimme arvioineet tarvittavan tunnin.
Käänteiskalenteri paljastaa, kuinka paljon meillä todellisuudessa on aikaa varsinaiseen työhön, ja hienosäätää siten omia odotuksiamme.
Se toimii näin: ota kalenteri esiin ja merkitse esim. seuraavien neljän viikon ajalle kaikki se aika, joka kuluu esim. päivittäisiin rutiiniasioihin – eli aika, joka ei ole käytössä työskentelyyn. Tällaisia ovat esimerkiksi:
- nukkuminen
- aamutoimet
- työmatkat
- ruokailut
- kahvitauot
- vapaa-ajan menot
- toistuvat työmenot
Sitten merkitse kaikki odotettavissa olevat tapaamiset ja palaverit, ja aika jonka tarvitset niihin siirtymiseen ja orientoitumiseen.
Merkitse myös aika, joka sinulta menee myös niiden jälkeen tapaamisiin liittyviin taustatöihin sekä palautumiseen, sillä harva meistä jaksaa enää skarpata kahden tunnin palaverin jälkeen.
Nyt kalenteri näyttääkin siltä, että se on täynnä asioita. Aivan kuin tulevaisuus oikeasti onkin. Se on pirstoutunut monenlaiseen tekemiseen.
Kaiken tämän jälkeen, paljonko sinulla jää aikaa ns. oikeiden töiden tekemiseen?
Esimerkiksi keskittymistä vaativiin tehtäviin voi olla vaikeaa ylipäänsä löytää niiden edellyttämiä pitkiä, yhtenäisiä ajanjaksoja. Tai voit huomata, että sinulla on siellä täällä ripoteltuna 15 minuutin pätkiä, joissa ei ehdi mitään kovin syvällistä tekemään, mutta pystyy esimerkiksi hoitamaan pois juoksevia asioita.
Kun Ville oli käyttänyt käänteiskalenteria kahden viikon ajan, hänen käytöksessään tapahtui muutos. Hän ei enää luvannut, että parin viikon päästä ehtii hyvin vaan avasi kalenterin ja katsoi, löytyikö asialle sieltä oikeasti sopivaa rakoa. Ellei, sovittiin aika huomattavasti pidemmälle tai asia delegoitiin jollekin toiselle. Kalenteri ei enää ollut tupaten täynnä, vaan täytetty realistisesti. Sekä Ville oli tyytyväisempi, mutta niin olivat hänen työkaverinsakin. Työkaverit koska kun nyt jokin asia sovittiin kahden viikon päähän, se myös hoidettiin. Ja Ville, koska menneisyyden Ville ei ollut enää täyttänyt hänen kalenteriaan niin täyteen, ettei mitään ehtinyt hoitaa kunnolla.
